Il tient bien vivante l’histoire collective de Ville Mont-Royal. Il s’appelle Erick Pinon et est archiviste à la municipalité depuis 20 ans. Nous avons posé trois questions à un gardien de la mémoire.
Erick Pinon possède un DEC en documentation ainsi qu’un certificat universitaire en gestion documentaire. Il occupe le poste d’archiviste, appelé aussi technicien en gestion documentaire, à Ville Mont-Royal depuis janvier 1997. Son métier? Informatiser les informations qui entrent, créer des bases de données, classifier, identifier, ranger dans la bonne boite… mais aussi, guider toute personne désireuse d’obtenir de l’information. Les archives sont situées à l’hôtel de ville, au 90 avenue Roosevelt, et ouvertes durant les heures régulières de bureau. PHOTO STATION MONT-ROYAL Qu’est-ce qu’il y a dans les archives de Ville Mont-Royal situées à l’hôtel de ville?
De tout et de rien. Il y a tout ce qui est issu du conseil (procès-verbaux, règlements, etc.); il y a les rôles d’évaluations foncières depuis 1923, les dossiers d’accès à l’information, de plaintes et de requêtes, les journaux du TMR Weekly Post de 1940 à 2005, des photographies et des documents vieux de plus de 100 ans… jusqu’à des reçus de livraisons de pierres concassées des travaux publics. Aujourd’hui, plus de 90% des documents numériques conservés dans ce que j’appelle ma voûte électronique le sont aussi sous leurs formats source, soit le papier en général. Le contenu physique des archives tient dans 1200 boîtes, dont mille dans une voûte d’environ 25 pi par 20 pi, remplie à sa pleine capacité. Cette voûte est par ailleurs protégée par un système d’extinction, une bonbonne de gaz FM200, pouvant éteindre tout feu qui survient.
Ne va-t-il pas manquer d’espace prochainement?
En fait, il y a entre 100 et 150 boîtes de documents qui sont déchiquetés chaque année, parce que leurs délais de vie sont expirés, vu que ce sont des papiers secondaires ou des copies. Cependant, pour détruire des documents originaux, il faut avoir l’autorisation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BANQ). Ainsi, dans notre système de gestion appelé SyGed, chaque dossier créé a sa cote de classification et son délai de conservation/élimination approuvé par BANQ. Il faut aussi leur faire part lors d’une numérisation de masse de toutes les procédures sous lesquelles on a fait notre numérisation. Cela dit, on n’est pas encore au stade que tout soit électronique. On est une municipalité et on gère avec beaucoup de documents officiels signés. On n’est pas au point d’être complètement une ville sans papier, en tout cas je ne pense pas que cela se fasse sous mon mandat.
Un document qui aurait été une sorte de découverte pour vous?
À prime abord je dirais que c’est une lettre que j’ai lue du premier maire Darling (datée de 1934 de mémoire ) dans laquelle il disait vouloir quitter son poste de maire, parce que les gens ne voulaient pas lui accorder nécessairement une plus haute rémunération. Il a décidé de quitter, mais il est revenu après. C’est impressionnant de voir ce genre de documents car tu vois que plus ça change, plus c’est les mêmes choses. Autrement dit, je crois que si l’on veut comprendre les gens d’aujourd’hui il faut regarder le passé, puisque ça nous indique bien des choses. Par exemple, au début des années 90, VMR votait déjà des résolutions au sujet des cellulaires au volant. Le passé est garant de l’avenir, je crois à ça moi!
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